Cambiar de administrador puede ser el inicio de una gestión más ordenada o el comienzo de problemas heredados. La diferencia suele estar en cómo se recibe: con un acta de entrega-recepción completa y una revisión independiente de las cuentas, o con una simple entrega de llaves.
Respuesta rápida: Para que el cambio de administrador no deje vacíos, tu directiva debe exigir un acta de entrega-recepción firmada que incluya fondos, cuentas bancarias conciliadas, contabilidad, libros, contratos y planos del inmueble, y contrastarla con una auditoría inicial de diagnóstico. Así sabrás en qué estado real recibes la copropiedad y podrás separar la nueva gestión de lo que dejó la anterior.
Lo que dice la normativa sobre el cambio de administrador
En Ecuador, el Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal establece que el administrador es elegido por la Asamblea de Copropietarios para un período de un año, con posibilidad de reelección, y que no necesita ser copropietario (art. 59). La Ley de Propiedad Horizontal añade que los administradores, remunerados o no, son los representantes legales del condominio (art. 12).
Para la transición, el Reglamento fija una regla clave: al cesar en sus funciones, el administrador debe devolver los fondos y bienes que tuviere a su cargo y presentar los informes respectivos (art. 60, literal f). También le encarga conservar el archivo del inmueble: títulos, planos, memorias, contratos y comprobantes de ingresos y egresos (art. 60, literal p), además de llevar el Libro de Actas de la asamblea (art. 43).
El Reglamento no detalla el procedimiento de entrega; por eso el acta de entrega-recepción es la herramienta que convierte esa obligación en una lista verificable.
El peligro de la entrega informal
Cuando el cambio se resuelve con un traspaso de claves y una carpeta incompleta, los vacíos aparecen meses después:
- Cuentas por cobrar sin respaldo: saldos de copropietarios que no cuadran con sus estados de cuenta, o convenios de pago de los que no queda constancia.
- Deudas no declaradas con proveedores: facturas de mantenimiento, seguridad o servicios básicos que llegan después del cambio y que nadie presupuestó.
- Garantías técnicas perdidas: sin contratos ni actas de recepción de obras, es difícil reclamar a quien instaló o mantiene ascensores, bombas o impermeabilizaciones.
- Obligaciones laborales y tributarias pendientes: roles, aportes o declaraciones atrasadas que siguen siendo un asunto de la copropiedad.
Ninguno de estos problemas desaparece con el cambio: pasan a ser el punto de partida de la nueva gestión. Y como la reforma de 2026 al Reglamento General detalló más las reglas sobre mora y cobro de expensas, heredar una cartera mal documentada pesa todavía más.
Documentación indispensable para recibir
Usa esta lista de comprobación como base del acta. Cada punto debe quedar marcado como recibido, recibido con observaciones o pendiente.
Dinero, bancos y contabilidad
- Estados de cuenta y conciliaciones bancarias al centavo a la fecha de corte, incluidas las cuentas donde se guarda el fondo común de reserva.
- Registro de firmas autorizadas en cada entidad financiera y constancia de su actualización.
- Contabilidad completa con respaldos: facturas, comprobantes de ingresos y egresos, y fondo rotativo o caja chica.
- Detalle de cartera por cobrar por unidad y de cuentas por pagar a proveedores, con sus soportes.
- Declaraciones y comprobantes presentados ante el SRI, y accesos a las plataformas tributarias, bancarias y de cobro.
- Último presupuesto aprobado y su ejecución.
El Reglamento General permite que las cuentas bancarias lleven firmas conjuntas con la del presidente, si así lo dispone la asamblea o el directorio (art. 60, literal l). Revisa si tu edificio aplica ese control.
Planos y documentos técnicos
- Planos arquitectónicos, eléctricos e hidrosanitarios del inmueble, de preferencia los definitivos de obra terminada.
- Escritura de declaratoria de propiedad horizontal y reglamento interno vigente.
- Contratos, manuales y garantías de ascensores, bombas, generador y sistemas contra incendios.
- Pólizas de seguro vigentes, incluido el seguro contra incendio y daños de ascensor que la ley exige.
- Bitácoras de mantenimiento y lista de pendientes técnicos conocidos.
Si los planos no aparecen, hay un punto de partida: la Ley de Propiedad Horizontal dispone que, terminada la construcción, el plano general del condominio se protocolice en una notaría y se inscriba una copia en el Registro de la Propiedad (art. 10). Quizá no tenga el detalle que necesita un técnico, pero ayuda a reconstruir el archivo.
Personal y contratos de servicios
- Contratos laborales vigentes del personal propio de conserjería, limpieza o mantenimiento, con roles de pago y comprobantes de afiliación y aportes al IESS.
- Vacaciones pendientes, beneficios por pagar y cualquier reclamo laboral en curso.
- Contratos con empresas externas de seguridad o limpieza (las llamadas tercerizaciones), con plazos y condiciones de renovación.
- Contratos con proveedores técnicos y con el software administrativo que use el edificio.
Aquí el cuidado es doble. El Código del Trabajo considera representantes del empleador a los administradores y los hace solidariamente responsables con él frente al trabajador (art. 36). Y cuando un servicio se contrata con una empresa externa, conviene confirmar que esta cumpla con su personal, porque esas obligaciones también pueden alcanzar a quien recibe el servicio.
Libros, accesos y gobierno de la copropiedad
- Libro de Actas original de la asamblea y, si existe, del directorio.
- Libro de registro de copropietarios, arrendatarios y usuarios (art. 60, literal n del Reglamento).
- Llaves, controles, claves de cámaras y contraseñas de las plataformas del edificio.
Cómo organizar la entrega en cinco pasos
- Fija una fecha de corte aprobada por la directiva, a partir de la cual cambian la responsabilidad y las firmas.
- Pide por escrito y con anticipación la lista de documentos al administrador saliente.
- Revisa punto por punto con ambas administraciones y un delegado de la directiva presentes.
- Firma el acta de entrega-recepción con anexos y observaciones, sin casillas en blanco.
- Contrasta lo recibido con una auditoría inicial antes de cerrar el tema en asamblea.
La auditoría inicial de diagnóstico
El acta prueba qué se entregó; la auditoría revisa si lo entregado es consistente. Son complementarias. El Reglamento General faculta a la asamblea para ordenar la fiscalización de las cuentas y caja de la administración cuando lo estime necesario o conveniente (art. 45, literal g), y un cambio de administrador es uno de esos momentos.
En PROPIETA ofrecemos auditorías contables y financieras a bienes en propiedad horizontal: una revisión retrospectiva de balances, fondos de reserva, cuentas por cobrar y conciliaciones bancarias de administraciones anteriores para determinar la salud financiera del inmueble. En una transición, esa revisión responde preguntas concretas:
- ¿Coinciden los saldos bancarios con la contabilidad y con lo declarado en el acta?
- ¿El fondo de reserva existe, está identificado y tiene respaldo?
- ¿La cartera por unidad es real y está documentada para gestionar su cobro?
- ¿Los pagos a proveedores tienen factura y la autorización correspondiente?
El resultado es un informe con hallazgos y recomendaciones para la directiva y la asamblea, elaborado por un equipo con formación en auditoría y finanzas que puedes conocer en nuestro equipo directivo.
Tranquilidad para el nuevo comité
Recibir con acta y auditoría le permite a la nueva directiva:
- Separar con claridad lo ocurrido antes de la fecha de corte de lo que se decida después.
- Presentar información verificable a la asamblea, que es el órgano encargado de examinar y resolver sobre cuentas, balances e informes (art. 45, literal c).
- Decidir con datos si corresponde pedir aclaraciones, regularizar pendientes o buscar asesoría legal.
- Arrancar con un presupuesto que refleje la situación real del inmueble.
Ni el acta ni la auditoría reemplazan el criterio de un abogado si aparecen irregularidades graves, pero le dan a tu directiva una base documentada para actuar con serenidad. Si tu edificio está por cambiar de administración, puedes solicitar una cotización y planificar la entrega desde el primer día.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe entregar el administrador saliente de un condominio?
El Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal le obliga a devolver, al cesar en funciones, los fondos y bienes a su cargo y a presentar los informes respectivos. En la práctica, eso incluye cuentas bancarias conciliadas, contabilidad con respaldos, libros de actas, contratos, planos y el archivo documental del inmueble.
¿La asamblea puede ordenar una revisión de las cuentas de la administración?
Sí. El Reglamento General faculta a la Asamblea de Copropietarios para ordenar, cuando lo estime necesario o conveniente, la fiscalización de las cuentas y caja de la administración. Un cambio de administrador es un buen momento para hacerlo.
¿Para qué sirve una auditoría inicial si ya existe un acta de entrega-recepción?
El acta deja constancia de lo que se entrega; la auditoría revisa si esas cifras y documentos son consistentes entre sí. Juntas le muestran a la nueva directiva el punto de partida real del inmueble.
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Este artículo es informativo y no reemplaza la asesoría profesional (legal, contable, tributaria o técnica) para el caso de tu edificio. La normativa cambia: verifica la vigente antes de tomar decisiones.